Ihre Aufgaben:
Sie stellen alle anfallenden administrativen sowie organisatorischen Aufgaben im Sekretariat sicher
Sie übernehmen die selbstständige Organisation und Unterstützung von nationalen und internationalen Top-Level Workshops, Meetings und Veranstaltungen (inkl. Catering)
Das Durchführen von Reiseplanung/-organisation sowie Reisekostenabrechnungen (Travel Management / Verwaltung verschiedener Verträge) gehören zu Ihrem Aufgabenbereich
Sie führen und pflegen die Korrespondenz (deutsch//englisch) und führen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben aus (Protokolle, Telefondienst, Verteilen von Eingangs-Ausgangspost, Gästebetreuung)
In Ihrem Verantwortungsbereich liegt die Koordination und Umsetzung des Fuhrparkmanagements inklusive Schadens- und Versicherungsabwicklung
Sie betreuen die Aufgaben bezüglich des Gebäudemanagements (Organisation von Zugangskarten und Schlüsseln, Koordination mit Hausmeister / Vermieter in Schadensfällen)
Sie verantworten die Verwaltung von Devices (Handyverwaltung, WLAN-Passwörter für Externe) sowie allgemeine Aufgaben (Büromaterial, Getränkebestellung, Pflanzenpflege, Putzfirma "monitoren")
Die flexible Unterstützung und Übernahme von Sonderprojekten sowie die Koordination der internen Kommunikation runden Ihr Aufgabenbereich ab
Sie vertreten im Bereich Assistenz CEO
Ihr Profil:
Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder zur/zum Fremdsprachenkorrespondenten/in oder gleichwertige Ausbildung/Erfahrung
Sie besitzen mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz der Geschäftsführung/Leitungsfunktionen
Sie sind versiert im Umgang mit EDV-Systemen (MS-Office) und Kommunikationsmedien
Ihre Flexibilität sowie Ihr gutes Kommunikationsvermögen - auch in englischer Sprache - rundet Ihr Profil ab